Come saranno gli uffici del futuro?

Vi siete mai domandati come saranno strutturati gli uffici tra una decina d’anni? I pareri sono diversi: una carrellata delle idee più interessanti.

Ufficio del futuro

Vi siete mai domandati come saranno gli uffici da qui a una decina d’anni?

Probabilmente immaginerete qualche nuova diavoleria tecnologica presa direttamente da un film di fantascienza. Accesso mediante uno scanner oculare, assistenti robotici, avatar in 3D del vostro capo in una sala conferenza extra lusso e chi più ne ha più ne metta. In pratica, trasportiamo la realtà moderna in un mondo ultra tecnologico e digitale.

La situazione probabilmente sarà completamente diversa, senza tutti questi fronzoli; ma le sorprese comunque non mancano. Vi presentiamo una serie di tendenze che potremmo trovare negli uffici nei prossimi anni a venire.

Casa dolce casa, ovunque voi siate

A giudicare dal modo in cui viene pubblicizzato e da numerosi articoli pubblicati in merito, sembra che il futuro sarà il telelavoro. Ciò è parzialmente confermato da alcuni dati che vedono in crescita questa nuova maniera di lavorare.

Negli Stati Uniti il telelavoro è arrivato a quota 5 del totale dei lavoratori ma è un’esperienza che circa la metà degli americani ha provato in alcune occasioni.

In realtà, il boom del lavoro da casa si è avuto nella scorsa decade con la diffusione a macchia d’olio di Internet che, con il passare degli anni, si è andata stabilizzando. Negli Stati Uniti, ad esempio, la percentuale dei lavoratori che svolgono la propria attività esclusivamente da casa arriva solamente al 5%, un dato non proprio entusiasmante.

C’è da dire, però, che in molti hanno vissuto in maniera occasionale l’esperienza del telelavoro. Oggi siamo seduti in ufficio e domani potremmo trovarci a preparare una presentazione in Powe Point in aereo, oppure a rispondere a una mail di lavoro prendendo un caffè in un’altra città. In questo caso, il dato si fa più interessante: circa metà della popolazione attiva americana ha approfittato ogni tanto delle comodità offerte dal telelavoro.

Ufficio tutta la vita

Chi non lavora sempre in ufficio, sa quanto a volte sia gradito avere ricevere qualche visita, soprattutto appena inizia l’orario di lavoro.

Numerosi studi hanno provato che avere vicino fisicamente altri lavoratori porta a una maggiore produttività. Se si considera che la percentuale massima di spazio utilizzato in ufficio, secondo Strategy Plus Consultancy, oscilla di media intorno al 42%, organizzando in maniera più razionale la struttura dell’open space, si potrebbe fare in modo che la distanza tra i dipendenti venga ridotta.

Ciò non vuol dire necessariamente lavorare in piedi attaccati l’uno all’altro. Se si riconsidera e si organizza in maniera diversa l’idea dello spazio di lavoro personale, si potrà sfruttare al meglio l’ambiente a disposizione e, di conseguenza aumentare la produttività. È quanto afferma l’azienda norvegese Telenor che impiega questo sistema già dal 2003.

Anche Google e IBM hanno adottato l’idea dei posti di lavoro condivisi.

Appuntamento alla macchinetta del caffè

È universalmente riconosciuto che gli aspetti più importanti del lavoro non si discutono in sala riunioni ma nelle zone fumatori e, naturalmente, davanti alla macchinetta del caffè o al distributore dell’acqua.

Gli architetti e i designer moderni prendono molto sul serio questa tendenza e la tengono in considerazione per i propri progetti. Negli uffici più moderni si organizzano gli spazi in modo tale da favorire queste piccole riunioni non programmate tra dipendenti.

In che modo? Ad esempio, tutte le macchinette del caffè o i distributori automatici vengono collocati all’esterno  dei vari dipartimenti e installati nei punti di maggiore concentrazione di persone dove i dipendenti non hanno altra scelta che conversare con gli altri lavoratori. È una strategia adottata nei dipartimenti di sviluppo di Google e Samsung.

Riflessioni su una poltrona reclinabile

Presto negli uffici l’accoppiata sedia+scrivania potrebbe essere un ricordo. E non per l’esigenza di ottimizzare gli spazi, ma per la salute stessa dei lavoratori.

Lo stile di vita sedentario ha delle conseguenze negative importanti. Ad esempio, secondo una ricerca, una persona di 45 anni che rimane seduta per 11 ore al giorno, corre un rischio maggiore del 40%  di morire nel 3 anni successivi.

Il progetto d’arte olandese RAAAF ha affrontato il problema nello studio sperimentale “The end of sitting”, una sorta di parco giochi moderno che si discosta dall’ufficio tradizionale.

Non ci si può sedere in maniera tradizionale su dei blocchi di plastica messi apparentemente alla rinfusa. Invece ci si può sdraiare o sistemarsi approfittando di un piccolo spazio tra i vari blocchi e adattare la propria seduta all’ambiente circostante. Il fatto di dover cambiare posizione spesso (non solo seduti ma anche da uno spazio all’altro), fa bene alla salute del lavoratore.

Per rendere l’esperimento il più realistico possibile, un gruppo di “giovani professionisti” ha utilizzato questo singolare ufficio per tre settimane e sono riusciti a lavorare bene durante l’intero arco dell’esperimento. Nella valutazione, i partecipanti al progetto hanno dichiarato di sentire i “piedi affaticati”, ma hanno anche affermato di essersi sentiti con più energie rispetto a quando si trovavano nell’ufficio tradizionale. Per mantenere l’integrità del progetto, sarebbe opportuno ascoltare l’opinione di dipendenti “più avanti con l’età” ma, per qualche motivo, gli esperti non lo hanno tenuto in considerazione.

Chi va là?

Le impronte digitali e gli scanner della retina sono fantastici e così futuristici! Tuttavia, probabilmente per un ufficio sarebbe più opportuno affidarsi a un sistema gestito, ad esempio, attraverso lo smartphone.

Una soluzione di questo tipo è meno costosa e viene di fatto già utilizzata in grossi stabilimenti. Ogni dipendente ha un profilo sicuro che si configura con grande flessibilità e bisogna utilizzare un certificato digitale temporaneo per accedere al luogo di lavoro. Un sistema semplice ed elegante: si sa che tra un paio d’anni sarà davvero difficile trovare una persona che non abbia uno smartphone.

Il coworking ci piace

Nonostante per il momento il sistema del coworking sia una prerogativa soprattutto delle startup, nel futuro potrebbe espandersi.

Il motivo è piuttosto semplice: il coworking è un’opportunità per risparmiare risorse (ricordiamo quel 42% di spazio utilizzato di cui abbiamo parlato prima) e, in linea con l’effetto “macchinetta automatica del caffè”, è un’occasione per rendere l’ambiente più diversificato e produttivo.

Dare maggiore importanza ai servizi outsource consente di utilizzare al meglio le infrastrutture (IT, connettività, sicurezza, manutenzione) e di adattarle al meglio alle diverse esigenze.

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Sappiamo che prevedere il futuro con una palla di vetro non è una scienza esatta. Abbiamo parlato di idee che al momento sembrano ragionevoli ma che probabilmente tra qualche anno i nostri figli vedranno come progetti ormai superati. È come quando adesso guardiamo con un sorriso accondiscendente quei disegni della Francia del Novecento che ritraevano come sarebbe stato il mondo nel 2000.  La realtà cambia a una tale velocità che non si possono fare delle previsioni accurate. Solo il tempo ci darà la risposta.

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